Vendredi 6 novembre 2015 — Dernier ajout vendredi 12 août 2016

Nettoyage de la base de données en V3.5

Des erreurs logicielles et de nombreuses erreurs de manipulation sont à l’origine de données inexactes inscrites dans les bases de données. Cela peut fausser les recherches et poser des problèmes lors d’extractions ou d’exportations. Il faut donc nettoyer la base !

Retour Sommaire

1. Préparation des requêtes

Les requêtes prêtes à être utilisées sont proposées en téléchargement en bas de cette page. Après téléchargement, copier les requêtes (fichiers de type .4DF) dans le répertoire « c :\paroiciel » ou dans un sous-répertoire « requêtes » que vous aurez créé dans le répertoire « paroiciel ». Si les fichiers téléchargés ont une extension .bin modifiez les en leur mettant une extension .4DF de façon à ce que Paroiciel les reconnaisse comme des requêtes. Si les fichiers téléchargés sont avec une extension .zip décompressez-les et récupérez le fichier .4DF.

Pour lancer les requêtes de recherche de personnes : Lancer Paroiciel et ouvrir le répertoire des foyers ; dans le menu « présentation », choisir « rechercher des personnes »

L’écran de recherche s’ouvre. Cliquer sur « charger ». Dans la liste présentée (au besoin se positionner dans le bon répertoire de l’ordinateur), sélectionner la requête à exécuter et cliquer sur « ouvrir ».

Les instructions de la requête s’affichent (on peut éventuellement les modifier si nécessaire)

Cliquer sur « rechercher ». L’écran résultat s’affiche et on peut imprimer ou éditer les personnes sélectionnées.

Retour Sommaire

2. Limite des années à deux chiffres

Jusqu’en 2010, on pouvait ne taper que les 2 derniers chiffres de l’année de naissance (86 pour 1986, 04 pour 2004) et le logiciel complétait en rajoutant 19.. ou 20.. Mais depuis 2010, il faut taper les 4 chiffres de l’année. Les saisies d’années de naissance faites à 2 chiffres se retrouvent soudain en 1910 ou 1911 ou 1912 au lieu de 2010, 2011, 2012.

Pour rechercher les personnes pour lesquelles on a pu se tromper, exécuter la requête : « nés_avant_1914.4DF ». Ensuite corriger les dates de naissance en mettant l’année à 4 chiffres en ouvrant la fiche de chaque personne.

Il en est de même pour les dates de sacrement. Pour les rechercher, exécuter la requête : « sacrements_avant_1914.4DF ». On trouve aussi les personnes dont un des sacrements reçus a comme date « 00/00/00 ».

Retour Sommaire

3. Personnes sans prénom ou sans civilité ou sans situation de famille

On peut avoir créé des personnes sans renseignement complémentaire. Cela arrive quand on clique deux fois lors de la création de personnes dans un foyer. Ces personnes n’ont pas de prénom et tout les champs de leur fiche sont vides.

Pour les rechercher, exécuter la requête : « sans_personne_dans_foyer.4DF ». L’écran résultat affiche une liste de personnes sans prénom, mais avec un nom de foyer. Pour supprimer ces personnes, dans la liste obtenue, doublecliquer sur le nom de la personne. Sa fiche s’ouvre (sans prénom). Cliquer sur l’icône « poubelle ». Le logiciel demande « voulez-vous vraiment supprimer cette personne ? » Cliquer sur « oui ».

Ensuite, exécuter les requêtes : « sans_civilité.4DF » et « sans_situation_famille.4DF ».

Retour Sommaire

4. Guillemets dans les adresses postales

Il arrive que des adresses ou compléments d’adresse de Foyers ont été inscrits entre guillemets ; cela est gênant pour la conversion de la base de données vers la V11 ; aussi, il est nécessaire de les supprimer après les avoir repérées. Pour les rechercher, exécuter la requête « avec_guillemets.4df » Ensuite, les modifier une à une dans les fiches des Foyers concernés

Les requêtes type sont dans les fichiers joints.

Retour Sommaire

5. Correction des annales en vue de la conversion de v3,5 vers v11

En V3,5, le logiciel a une liste de « classes » qui va de PS, MS, GS à +6 qui est figée pour les annales. Si on a créé des annales avec une classe nouvelle non prévue dans la liste, lors de l’export en vue du changement de version, ces annales sortent en anomalie et ne sont donc pas importées dans la nouvelle version.

Pour changer la « classe » quand on en a créé une nouvelle non prévue dans la liste, (par exemple « aTU ») il faut suivre la méthode suivante :

Ouvrir les annales

Rechercher la liste des personnes inscrites dans une année (par exemple en 2011) dans cette classe (par exemple « aTU ») Sélectionner les XX personnes (Ctrl A) Dans le menu Modification, faire « copier les personnes sélectionnées » Fermer les annales.

Ouvrir les Annales

Créer une nouvelle annale en tapant l’année (par ex 2011) et une classe de la liste officielle non encore employée (par exemple : +1) ; valider ; la fenêtre s’agrandit ; on vérifie ainsi que dans cette année et pour cette classe il n’y a aucune annale. Dans le menu Modification, faire « coller les XX personnes en stock » une fenêtre s’ouvre qui demande de préciser les conditions de collage (dans notre exemple : 2011 et +1) ; valider Les XX personnes sont maintenant dans l’annale de la classe connue du logiciel.

Elles restent aussi inscrites dans les annales sous l’appellation erronée (dans notre exemple : « aTU »). Mais cela n’est pas gênant, et il faudra ignorer les messages d’erreur lors de l’importation dans la V11.

Retour Sommaire

Documents à télécharger